第一步，称呼，称呼是谁，是你要把这个情况向谁说明。第二步就应该直奔主题，把自己的情况全部将清楚。第三步就是总结第二段正文的内容，第四步也是必须有的，“特此说明”一般最常用。最后一步也是关键的一步，自己的落款，字迹要清晰，并在下面注明时间。
详细说明：首先我们必须详细了解情况说明的标准格式，第一步，称呼，这个非常之重要，称呼是谁，是你要把这个情况向谁说明。第二步就应该直奔主题，不能拖泥带水，把自己的情况全部将清楚，最好有时间或者关键人物。第三步就是总结第二段正文的内容，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。第四步也是必须有的，“特此说明”一般最常用。最后一步也是关键的一步，自己名字的落款，字迹要清晰，并在下面注明时间。整体的写法就是突出重点，说出关键，报告清楚，文字简练即可。
情况说明书范文1
关于企业营业执照年检的说明
某某公司：
目前我们双方要签订合同，贵公司要求提供经过年检的营业执照，我公司表示理解。由于我公司营业执照正在工商年检之中，估计一个月之内可以解决。
特此说明。
此致
敬礼!
公司(盖章)
20xx年5月5日
情况说明书范文2
个人情况说明
XXX：
我已于2011年7月在天津师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由天津师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明。
XXX
年月日
情况说明书范文3
工作迟到情况说明
尊敬的老师:
您好!
本人今早上班迟到xx原因迟到分钟，深感歉意。按时到校反映了一个学生对学习探索的热情。作为一名学生，未能勤勉,还发生迟到现象，给同学们带来了负面影响，辜负了老师的期望。我下定决心，仔细研读并重视学校规章制度，向优秀的同学看齐。
在今后的上班日中，我会提前时间出门和考虑使用其他便捷交通工具，避免发生类似迟到行为。我已深深的知道了自己的错误，望老师宽容我这次。
此致
敬礼
XX
20xx年x月x日
