1、当对方来电话后，要尽快接听电话。当电话接通后，尽量说普通话，语速适中，热情招呼。主动介绍自己的单位名称，如您好，我是XX局。
2、电话接通后，及时了解对方单位、姓名等基本情况，记录好相关信息。如：请问您是哪个单位，请问您贵姓？
3、在了解对方单位、姓名后，可以改变称呼（如：姓氏+职务，请问您有什么事？），以便进一步了解对方目的和需求。
4、在通话过程中，如果是会议通知、工作安排等比较重要的事项，要详细记录对方的单位名称、姓名、电话号码、来电时间等等。
5、在记录过程中，要详细记录对方电话内容，结合本单位实际，有不明白的要及时问清楚，并记录在电话记录本上。
6、通话完成后，结合本单位工作情况进行处理，提出拟办意见，经请示分管领导同意后，转相关部门办理。
