1、与部门经理沟通会议召开时间、会议主题，以及确定参会人员。例会召开频率按需而定，有每日例会、周例会、或月例会等。
2、以邮件形式发布会议召开通知，邮件内容包含会议时间、地点，会议主题，会议主持人，会议记录者，部门内部参会人员，以及准备事项。准备事项指告知部门人员需提前梳理的工作总结、及需反馈的问题事项等。
3、会议召开当日，提前确认参会人员出勤情况，并跟催准时到场。
4、会议上纪要:倾听会议主持人（一般为部门领导）会议介绍及宣导，扼要记录下重点强调的事宜。
5、记录各发言人陈述的基本观点及事实，所反馈的问题事项。此部分切记不要”有闻必记“，整个记录过程需围绕讨论焦点或议题所展开的要素而进行。
6、会议已确定的解决方案，及会后需跟进的事项需记录具体、详细。
7、会议结束。整理并发出会议纪要。
