1、第一步 会议组织者首先要确定是否要寻找PCO
2、第二步 市场调研。会议组织者调研本地PCO的情况，可通过下列渠道调研：○ 通过政府部门了解，如从工商管理局和旅游局等机构了鞅瓞慈玢解情况。○ 通过媒体获取信息，如向因特网或会展行业的新闻记者获取有关信息。○ 从已经举办过国际会议的会议组织者那里获取信息。
3、第三步 PCO发出通知。主办单位根据了解到的情况，向有可能的PCO发出通知，要求他们在规定时内提供有关材料，主要包括：○ PCO的资质证明材料。○ PCO能够为本届大会提供的貅冥尜坼服务内容。○ PCO曾经服务过的大型国际会议目录。○ PCO的服务费用标准。
4、第四步 召开竞标会议。主办单位据提交的材料最后确定三四家PCO进行现场竞标。○ PCO的代表向主办单位做陈述报告。○ PCO的代表回答主办单位的提问。
5、第五步 确定一家PCO并起草委托合同。主办单位竞标会议的陈述报告和答辩情况，选择一家最有实力的PCO，起草委托合同，双方共同就合同内容进行磋商。
6、第六步 签订委托合同。
